Сколько стальных офисных шкафов действительно нужно офису

Хорошей отправной точкой является разделение офисного хранения на три категории. Первое — это активное ежедневное хранилище, такое как контракты, счета-фактуры, файлы отдела кадров и документы, используемые в ходе обычной работы. Второе — это общее оперативное хранилище, такое как канцелярские товары, скоросшиватели, архивные материалы и записи отдела. Третий — резервное хранилище с ограниченным доступом для старых файлов, резервных документов или упакованных материалов. Когда эти три категории смешиваются в один план шкафа, в офисах часто оказывается либо слишком много шкафов, блокирующих движение, либо слишком мало шкафов, заставляющих документы лежать на столах, в конференц-залах или на открытых полках. Вот почему реальный вопрос заключается не в том, сколько всего офисных стальных шкафов следует купить в офисе, а в том, сколько их необходимо для каждой функции хранения. Ассортимент картотечных шкафов Huabao отражает это функциональное разделение: шкафы с выдвижными ящиками, шкафы с тамбурными дверцами, шкафы с распашными дверцами и шкафчики для хранения вещей предлагаются как отдельные форматы офисного хранения.

В большинстве офисов выдвижные картотеки лучше всего подходят для частого доступа к документам. Компактный выдвижной блок, расположенный рядом с сотрудниками финансового отдела, отдела кадров или администрации, обычно обеспечивает более быстрый поиск, чем полочный шкаф во всю высоту. Huabao описывает свои шкафы для документов с выдвижными ящиками как продукты, предназначенные для частого открывания, закрывания и изменения нагрузки, с устойчивой металлической конструкцией, плавным ходом ящиков и централизованной блокировкой для ежедневного профессионального использования. Это делает их более подходящими для отделов, которые работают с активными файлами в течение дня.

В общих отделах один большой шкаф для хранения часто может заменить несколько небольших единиц. Шкафы с распашными дверцами и шкафы с тамбурными дверцами обычно более эффективны для хранения папок, архивных ящиков, канцелярских товаров и многофункциональных хранилищ. Хуабао утверждает, что шкафы для документов с распашными дверцами обычно включают в себя регулируемые полки для поддержки различных форматов документов и плотности хранения, а шкафы с открывающимися дверцами предназначены для вертикального и компактного хранения. Это означает, что один правильно выбранный общий шкаф часто может выполнять работу нескольких небольших шкафов, если внутренняя планировка хорошо спланирована.

Простая модель планирования может помочь.

Такое расположение обычно работает лучше, чем размещение повсюду одинаковых шкафов, поскольку оно соответствует рабочему процессу, а не симметрии мебели. Самый эффективный план офисных шкафов для хранения вещей часто тот, который уменьшает дублирование.

Здесь также становится важным соотношение производитель/торговец. Трейдер может только спросить, сколько шкафов необходимо, а затем указать цену из каталога. Производитель может помочь решить, нужно ли офису больше ящиков, больше полок или меньше, но лучше сконфигурированных систем хранения. Huabao позиционирует себя как производитель стальной мебели с площадью 60 000 квадратных метров, более 200 станками, 8 производственными линиями и экспортом в более чем 40 стран и регионов. Компания также заявляет, что предлагает OEM-сервис и работает в соответствии с системами ISO 9001 и ISO 14001. Это важно, поскольку планирование количества шкафов тесно связано с типом шкафа, внутренней конфигурацией и возможностью повторных поставок, а не только с количеством единиц.

Материал и конструкция также влияют на то, сколько шкафов действительно необходимо. Стальные офисные шкафы обычно изготавливаются из холоднокатаной стали, поскольку она обеспечивает хорошую размерную стабильность, формуемость и свариваемость. ASTM A1008 охватывает холоднокатаный лист из углеродистой, конструкционной и высокопрочной низколегированной стали в рулонах и нарезанных длинах. При практическом планировании офисного хранения это имеет значение, поскольку хорошо структурированный стальной шкаф может вместить более организованное хранилище на одном месте, чем более слабая мебель, которую необходимо чаще недогружать или заменять. Более прочный шкаф часто уменьшает количество шкафов, поскольку одно правильно спроектированное хранилище может безопасно хранить более широкий спектр предметов.

Обзор производственного процесса важен по той же причине. Huabao заявляет, что ее производство включает резку, штамповку, сварку, порошковую окраску и упаковку. Эти шаги напрямую влияют на жесткость шкафа, точность полок, посадку дверцы, движение ящика и долговечность поверхности. Если шкаф структурно устойчив и хорошо спланирован внутри, один блок часто может заменить два плохо спроектированных. Другими словами, количество шкафов — это не только вопрос планировки. Это также проблема качества продукции. Офисы часто переоценивают возможности хранения, когда не доверяют вместимости или удобству использования самого шкафа.

Контрольные точки контроля качества — еще одна ключевая часть расчета. ANSI BIFMA X5.9 предоставляет методы испытаний отдельно стоящих, мобильных и настенных модулей хранения. BIFMA описывает его как стандарт для единиц хранения, а в сводках отраслевых испытаний поясняется, что он используется для оценки безопасности, долговечности и механической устойчивости в офисных помещениях. Это важно, поскольку офисы должны рассчитывать на срок службы и ежедневную стабильность каждого шкафа, прежде чем принимать решение о том, сколько их приобрести. Один прочный шкаф с правильной внутренней структурой обычно более ценен, чем несколько устройств с низкими характеристиками, которые создают проблемы с доступом или рано изнашиваются.

Планирование OEM и ODM также может сократить количество ненужных шкафов. Некоторым офисам требуется нестандартная ширина, уменьшенная глубина, специальное расстояние между полками или смешанные конструкции из ящиков и полок, чтобы соответствовать компактным помещениям или необычным рабочим процессам. Huabao заявляет, что предоставляет услуги OEM, которые позволяют адаптировать компоновку шкафа к офису, а не заставлять офис адаптироваться к шкафу. Это особенно важно в небольших офисах, клиниках, кабинетах администрации школ и филиалах, где важен каждый квадратный метр. Индивидуальный план шкафов часто может уменьшить общее количество шкафов за счет повышения эффективности каждого из них.

Вопросы оптовых поставок еще более важны для многокомнатных проектов. Если офис является частью более крупного корпоративного проекта, образовательного проекта или административной сети, правильный вопрос заключается в том, сколько типов шкафов необходимо и сколько единиц каждого типа следует стандартизировать. Huabao заявляет, что ее решения для шкафов для хранения документов рассчитаны на долгосрочное использование, совместимость с системами, повторные заказы и поставки для проектов. Это предполагает более структурированный подход, при котором офисы используют ограниченное количество моделей шкафов в разных комнатах вместо того, чтобы покупать множество разовых единиц. Стандартизация может уменьшить как ошибки при подсчете единиц продукции, так и проблемы с пополнением запасов в будущем.

Практический контрольный список источников финансирования проекта должен включать следующие вопросы:
Сколько людей ежедневно используют физические файлы
Какой объем хранилища активен и какой объем находится в архиве
Может ли один общий шкаф заменить несколько настольных блоков?
Нужны ли отделам ящики, полки или и то, и другое?
Будет ли офис расширяться или повторять ту же планировку в других локациях?
Может ли поставщик поддерживать стандартизированные модели или настройки OEM?
Создан ли шкаф для длительного ежедневного использования в соответствии с признанной логикой тестирования единиц хранения?

Эти вопросы приводят к более точному ответу, чем простой подсчет численности персонала или подсчета квадратных метров.

Итак, сколько стальных офисных шкафов действительно нужно офису? В большинстве случаев их меньше, чем сначала думают покупатели, но каждый из них должен лучше соответствовать реальной задаче хранения. В практическом офисе обычно требуется небольшое количество активных картотечных шкафов рядом с ключевыми пользователями, один или несколько общих шкафов для хранения материалов отдела и централизованное архивное хранилище только там, где необходимо долгосрочное хранение документов. Правильный итог создается в результате рабочего процесса, а не на основе догадок. Благодаря ассортименту шкафов для документов Huabao, шкафов с распашными дверцами, шкафов с жалюзийными дверцами и проектно-ориентированной структуре поставок офисы могут построить план шкафа, которым будет легче управлять, масштабировать и который будет более эффективным с течением времени.